Comment différencier ce qui est important de ce qui est urgent

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Dans la plupart des entreprises pour lesquelles j’ai évolué, une attention particulière était portée sur la minutie, l’effort avec lequel nous accomplissions nos tâches. En plus de cela, j’avais cette impression que le moindre ouvrage banal revêtait la même importance qu’une action ayant des impacts directs sur l’image de marque de l’organisation.

Pour ma part, si j’avais un conseil à donner aux entreprises, ce serait de déterminer quel est l’endroit qui détermine à la fois votre succès et votre échec. Par exemple, dans un restaurant, le service à la clientèle est un aspect primordial du travail quotidien. Dans un hôpital, les soins prodigués aux patients doivent être la priorité numéro un.

Cependant, beaucoup trop de gestionnaires, cadres et dirigeants ont cette fâcheuse habitude de considérer toutes les tâches du monde comme des tâches importantes ET urgentes.

Afin de me faire comprendre par les plus visuels de ce monde, voici un modèle théorique qui est enseigné dans les programmes de gestion, la matrice d’Eisenhower (voir figure 1) qui s’est inspiré d’une citation de l’ex-président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, au milieu du 20e siècle.

Figure 1 : Matrice d’Eisenhower

 

Le but de cette matrice est de pouvoir identifier ce qui presse, ce qui est important et aligné avec la mission de l’entreprise, puis ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée à court terme.

Mes exemples vont peut-être sembler banals pour plusieurs d’entre vous. Cependant, si j’en fais un article, c’est parce qu’il y a beaucoup de gestionnaires qui n’ont pas encore tout à fait compris ce principe fondamental.

Important et urgent

Si un de vos clients est fâché parce qu’il n’a pas reçu sa commande à temps, qu’il n’est pas satisfait du produit, que sa coupe de cheveux ne lui plait pas, vous vous devez de prioriser cette activité par-dessus tout.

Si vous avez des activités qui approchent le deadline, comme une remise de dossier à un haut dirigeant ou la signature d’un contrat important avec un nouveau client prometteur, je m’excuse, mais vous devez prioriser ces actions avant même de penser à ajouter des feuilles de papier dans l’imprimante, même si votre superviseur vous l’ordonne.

Dire non à son boss ça peut avoir l’air impoli, mais perdre un client et des milliers de dollars de potentiel d’un seul coup, ça fait mal. Rappelez-vous toujours que ce sont les ventes générées par l’entreprise qui font en sorte de pouvoir fournir des salaires à ses membres, pas les petits bisous.

Important et non urgent

Ce cadran est l’endroit idéal pour les entreprises. En effet, les tâches qui sont associées avec cette section sont directement alignées avec la mission de l’organisation, sans avoir à inclure tout le stress qui vient avec l’urgence. Par contre, il ne faut pas tomber dans le piège. Ce n’est pas urgent, mais c’est tout de même extrêmement crucial pour connaître du succès.

Ce n’est pas parce que ce n’est pas à remettre dans les dix prochaines minutes qu’on s’en fout. Pendant ces instants, on peut en profiter pour faire du suivi de satisfaction de la clientèle, mais aussi de la satisfaction de ses propres employés. Pourquoi? Parce que qui dit des employés bien traités dit des clients bien traités. Vos employés sont la vitrine de votre entreprise. Ils sont vos meilleurs porte-parole. Prenez-en soin comme vous voudriez que vos clients le soient. C’est également le moment idéal pour parfaire la stratégie, faire des recherches pertinentes et pour développer vos processus d’affaires.

Urgent et non important

Vous ne voulez clairement pas accomplir des tâches à ce niveau. Pourquoi? Parce que ce sont des tâches qui vous semblent urgentes, mais qui ne vous rapprochent pas de votre objectif de croissance.

Passer le balai à l’arrière-marché ne fera pas en sorte d’avoir un impact direct sur votre clientèle et sur vos ventes. J’en conviens, vous voulez probablement travailler dans un environnement sain et agréable et c’est correct. En revanche, c’est une tâche qui est non importante, dans la mesure où vous ne retirerez aucun gain monétaire de cette action. Par conséquent, ça ne devrait pas mobiliser beaucoup de temps sur l’horaire des employés.

En fait, ce n’est pas compliqué. Plus l’action que vous comptez faire a des impacts sur la personne qui remplit les coffres slash la business, plus ça devrait être important pour vous, et donc ça doit devenir votre priorité. Laver la toilette des employés, c’est bien le fun. Mais ça ne paye pas les comptes, et vos clients ne le remarqueront pas. Si tu es le patron, ça ne vaut pas la peine de mettre des gens dehors parce qu’ils n’ont pas lavé la toilette des employés. Period.

Non important et non urgent

Souvent, l’exemple qui est donné pour représenter cette catégorie est le scrolling des médias sociaux ou le texting. Pour certains travailleurs de bureau ou encore des dirigeants sur le terrain qui ont leur cellulaire avec eux, ça pourrait s’appliquer.

Par contre, j’ai le goût d’inclure une autre forme d’action à très faible valeur ajoutée et qui est synonyme d’épuisement professionnel pour de nombreux travailleurs.

Le coach francophone Franck Nicolas appelle ça le syndrome du tapis roulant. Les gens courent partout, ont l’impression qu’ils sont productifs, mais en fait ils ne font rien qui apporte de la valeur.

Les gens ont tellement peur que leur boss pense qu’ils se pognent le beigne qu’ils vont se déplacer constamment pour avoir l’air de se garder occupé et d’être productifs.

« Je vais aller chercher du papier de toilette, nettoyer le comptoir, ramasser les déchets par terre, jeter un coup d’œil à mes courriels, partir à courir dans le couloir… »

« Mais bon dieu, il faut que j’aie l’air de travailler. » Trop de patrons ont encore cette mentalité dépassée où ils se disent : « Le temps c’est de l’argent. Je te paye pour me donner du rendement pendant huit heures, alors ne me fais pas perdre mon temps et mon investissement ».

Mais franchement, si je m’invente des tâches pour bien paraître, ça ne fera pas en sorte d’ajouter de la valeur à l’entreprise, d’ajouter de la valeur dans les coffres.

Il n’y a qu’une seule chose qui devrait guider les demandes des patrons, et ce n’est certainement pas le fait de s’agiter comme le diable de Tasmanie en personne.

Demandez-vous toujours si vous ajoutez de la valeur grâce à vos actions. Si ce n’est pas le cas, demandez-vous comment vous pourriez faire autrement.

Finalement, osez en discuter avec votre patron. Si vous demandez une augmentation de 5$ de l’heure, la discussion ne durera pas longtemps. En revanche, parler « cash » avec lui devrait entièrement capter son attention, surtout si vous proposez des mesures qui ont comme objectif principal le gonflement des revenus et des profits de l’entreprise. Honnêtement, vous pourriez être surpris!

 

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